Werktijden registreren met begintijd en eindtijd, gekoppeld aan Odoo

Hoe een tijdstip in een urenregel werkt

Elke urenregel in TimeViking bestaat uit vier vaste onderdelen: de datum, de duur, het project (met desgewenst een taak) en een korte omschrijving. Optioneel voeg je een begintijd toe. Een eindtijd slaat de app niet los op; die is altijd begintijd plus duur. Begint een regel om 13:00 en duurt hij 2:30, dan eindigt hij om 15:30.

Voor welke ondernemer is dat handig? Drie voorbeelden uit de praktijk van het mkb:

• een opdrachtgever wil per bezoek zien hoe laat je consultants begonnen en vertrokken;
• je reconstrueert aan het eind van de week wat je op dinsdagochtend precies deed;
• je wilt per medewerker zien of een werkdag sluit, zonder lege stukken of tijd die twee keer is geschreven.

Heb je dat allemaal niet nodig? Dan schrijf je uren gewoon per dag of in het weekraster. Zo'n regel heet in de app "zonder tijdstip" en telt net zo goed mee voor de facturering.

Tijdstippen vastleggen: timer, invoerveld of agenda

Met de timer. Iedere gebruiker heeft maximaal één lopende timer. Je zet hem aan met T of met de afspeelknop. In je instellingen bepaal je wat T doet: het laatst gebruikte project starten, eerst naar het project vragen, of altijd hetzelfde project nemen. Bij het stoppen maakt TimeViking er een regel van die begint op het moment dat je startte. Een tweede timer starten zet de eerste eerst stil. Onderweg werkt dit net zo in de mobiele app.

Met het invoerveld. In plaats van een duur voer je een tijdvak in: 9-12:30, van 9 tot half 1 of van kwart over 8 tot 10. Twee regels tegelijk mag ook, gescheiden door een puntkomma: 8-12 klantproject Eindhoven; 13-17 #support. Met 9-17 verdeeld over ABC en WEB krijg je twee regels: 9:00–13:00 en 13:00–17:00.

Met de weekkalender. Iedere regel met een begintijd verschijnt als blok in de kleur van het project. Verplaats het naar een ander tijdstip of trek de onderkant omlaag of omhoog; begintijd en duur schuiven mee. Regels zonder tijdstip zet de agenda onder elkaar vanaf 9:00, zodat ze elkaar niet bedekken.

De vier stappen nog eens op een rij:

1. Zet de timer aan bij de start

   Gebruik de sneltoets T of de afspeelknop, op kantoor of in de mobiele app. Stop je hem, dan ontstaat een regel die begint op het moment van starten en zo lang duurt als de timer liep.

2. Voer een tijdvak in

   Schrijf in het invoerveld bijvoorbeeld 9-12:30 workshop Utrecht of tussen 13 en 15u klantoverleg. Begintijd en eindtijd staan er direct in.

3. Verplaats blokken in de agenda

   Trek een blok in de weekkalender naar een ander tijdstip of maak het langer of korter. TimeViking past begintijd en duur daarop aan.

4. Controleer lege stukken en dubbele tijd

   Een leeg stuk van minstens vijftien minuten op een werkdag zie je als Niet ingevuld; regels die over elkaar heen vallen, worden gemarkeerd.

Lege stukken, dubbele tijd en het rooster

Met tijdstippen in je week kan TimeViking laten zien waar iets ontbreekt. Op werkdagen tot en met vandaag krijgt een leeg stuk van vijftien minuten of langer tussen twee regels het label "Niet ingevuld · 0:45". Bevat je rooster werkblokken, bijvoorbeeld 8:30–12:30 en 13:00–17:00, dan kijkt de app alleen binnen die blokken. De lunchpauze daartussen wordt dus niet als leeg gemeld.

Valt een regel over een andere heen, dan staat erbij: "Overlapt met een andere regel". Je rooster haalt de app uit Odoo, of je stelt het zelf in. In de weekweergave zie je per dag de geschreven uren naast wat het rooster verwacht.

Wat Odoo, de PDF en de export van tijdstippen zien

Projecten, taken en facturering blijven in Odoo. TimeViking schrijft iedere regel naar de urenstaten van Odoo met datum, duur, omschrijving, project, taak en medewerker; hoe dat technisch gaat, staat bij de koppeling met Odoo. De begintijd reist niet mee, omdat een urenregel in Odoo standaard geen begin- of eindtijd heeft. Uren die iemand direct in Odoo invoert, staan in de app zonder tijdstip.

De maandstaat in PDF en de exports laten evenmin tijdstippen zien. De PDF toont de uren per dag naast het rooster en een bijlage met datum, project, taak, uren en omschrijving. De export naar Excel en CSV voor Odoo bevat datum, medewerker, project, taak, omschrijving en aantal uren. Nog geen app? Begin dan met ons gratis maandtemplate.

Waar TimeViking ophoudt: projecturen, geen tijdklok

Om misverstanden te voorkomen: TimeViking is geen tijdklok en geen systeem voor arbeidstijdregistratie. Je kunt niet in- en uitklokken, het begin en einde van een werkdag niet als aparte registratie vastleggen en geen pauzes bijhouden. Een rapport over arbeidstijd maakt de app ook niet.

Wat de app wel doet: projecturen registreren, met begintijd en eindtijd wanneer je die invult. Of dat voor jouw organisatie genoeg is, hangt af van je situatie. Dit is geen juridisch advies; overleg met je adviseur of een registratie van projecturen voor jou volstaat.

Probeer het zelf

De timer, het invoerveld met tijdvakken en de weekkalender zitten standaard in TimeViking. Bekijk het overzicht van functies of de prijzen: gratis voor teams tot 3 gebruikers, en daarboven € 5 per maand voor het hele team tot 20 gebruikers. Je kunt gratis starten en vandaag nog koppelen met je Odoo.