Verwerkersovereenkomst (AVG art. 28) — TimeViking
Laatst bijgewerkt: 6 oktober 2026
Deze overeenkomst maakt deel uit van de algemene voorwaarden. De klant aanvaardt ze bij de registratie (samen met de voorwaarden en de privacyverklaring) en opnieuw bij het afrekenen.
1. Rollen
- Verwerkingsverantwoordelijke: de klant (de onderneming die de omgeving gebruikt).
- Verwerker: Software Services BV, Meldertsestraat 8/4008, 3545 Halen, BE 0895.317.225.
2. Onderwerp, duur, aard en doel
| Onderwerp | Urenregistratie voor de klant, met optionele synchronisatie met de Odoo van de klant |
|---|---|
| Duur | Zolang het abonnement (of de proef) loopt, plus de alleen-lezen-periode en het verwijderen (§9) |
| Aard | Bewaren, tonen, berekenen (rapporten, maand-PDF), synchroniseren met Odoo, exporteren |
| Doel | Alleen om de dienst voor de klant te leveren; geen eigen doeleinden |
3. Categorieën van betrokkenen en gegevens
- Betrokkenen: werknemers en medewerkers van de klant die uren schrijven of beheren; contactpersonen van klanten van de klant (namen van klanten bij projecten).
- Gegevens: naam, e-mail, login; uren (datum, tijd, duur, omschrijving, project, taak); goedkeuringen; de koppeling met een Odoo-werknemer (id, naam, werk-e-mail); werkrooster en feestdagen; verlofgegevens (zie hieronder); instellingen; auditlog (wie wijzigde wat).
- Verlofgegevens: de soort verlof (bv. jaarlijks verlof, ziekte), de periode (begin en einde, hele of halve dagen of uren), de toestand van de aanvraag (aangevraagd, goedgekeurd, geweigerd, ingetrokken), wie beslist heeft, een eigen notitie van de aanvrager of beslisser, en het saldo (toewijzing, genomen, resterend) per soort.
- Ziekte is een gezondheidsgegeven (AVG art. 9). De soort "ziekte" of een gelijkaardige soort laat zien dat iemand ziek is. Onze maatregelen: de reden die de werknemer in Odoo invult (
name/private_name) lezen en bewaren wij niet; collega's zien in de teamkalender en op het dashboard alleen "afwezig", zonder soort; de soort zien alleen de werknemer zelf, zijn manager en de beheerder; een beheerder kan een soort als "gevoelig" markeren, dan zien collega's haar nooit; het auditlog bewaart bij verlof alleen toestand, beslisser, datums en soort, nooit de notitie of een reden van weigeren of intrekken. De klant beoordeelt zelf de rechtsgrond onder art. 9(2) (bv. 9(2)(b), arbeidsrecht) en neemt de verwerking op in zijn register. - De klant waakt erover dat er geen medische details in de vrije notitie of de omschrijving staan.
- Andere bijzondere categorieën (AVG art. 9) zijn niet bedoeld.
4. Verplichtingen van de verwerker
De verwerker:
- verwerkt alleen op schriftelijke instructie van de klant; de instructies zijn deze overeenkomst, de voorwaarden en de instellingen die de klant in de app kiest (bv. de koppeling met Odoo);
- zorgt dat wie de gegevens verwerkt tot geheimhouding verplicht is;
- neemt passende technische en organisatorische maatregelen (bijlage A);
- schakelt alleen subverwerkers in volgens §6;
- helpt de klant bij verzoeken van betrokkenen (export in de app, verwijderen, verbeteren);
- helpt bij beveiliging, meldingen van inbreuken en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen, voor zover redelijk;
- verwijdert of geeft de gegevens terug na het einde (§9);
- geeft de informatie om naleving aan te tonen, en laat een audit toe (§8).
5. Datalekken
De verwerker meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging, en zo mogelijk binnen 48 uur na ontdekking, aan de beheerders van de omgeving van de klant, met wat bekend is (aard, betrokkenen, gevolgen, maatregelen). De melding aan de toezichthouder en aan betrokkenen doet de klant.
6. Subverwerkers
De klant geeft algemene toestemming voor deze subverwerkers:
| Subverwerker | Wat | Waar |
|---|---|---|
| Onze hostingpartner | Servers, databanken, back-ups | Europese Unie |
Uitnodigingen en meldingen versturen wij met onze eigen mailserver op onze servers; daar komt geen aparte partij aan te pas.
Niet op de lijst, want geen verwerking van de urengegevens: Mollie (alleen betaalgegevens van de klant zelf, waarvoor wij verantwoordelijke zijn), Google reCAPTCHA (alleen op de registratiepagina en het contactformulier). De Odoo van de klant is geen subverwerker: de klant koppelt ze zelf.
Een nieuwe subverwerker melden wij 30 dagen vooraf; de klant kan met reden bezwaar maken en, als wij geen oplossing vinden, opzeggen.
7. Doorgifte buiten de EER
Geen, behalve als de klant zelf een Odoo buiten de EER koppelt (dan geeft de klant die instructie).
8. Audit
De verwerker geeft op verzoek, eenmaal per jaar, een beschrijving van de maatregelen en de resultaten van de laatste beveiligingsreview. Een audit ter plaatse na afspraak, op kosten van de klant, met geheimhouding.
9. Einde
Verlofgegevens (verlof, dagverdeling en saldo) volgen dezelfde bewaartermijn als de uren: ze blijven in de omgeving zolang die bestaat, zitten in de export, en gaan mee weg bij het verwijderen.
Na het einde van het abonnement staat de omgeving 60 dagen op alleen-lezen; de klant kan alles exporteren. Daarna verwijdert de verwerker de databank van de omgeving en de logins, en na 35 dagen ook de back-ups (de termijn van de back-uprotatie). De klant kan eerder laten verwijderen (in de app).
10. Taal en rangorde
Deze overeenkomst bestaat in het Nederlands, Engels, Frans, Duits, Spaans en Italiaans. Bij een verschil tussen de versies geldt de Nederlandse tekst. Bij tegenstrijdigheid met de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor, voor zover het om de verwerking van persoonsgegevens gaat.
Bijlage A — Maatregelen
- Een eigen databank en een eigen databankgebruiker per klant; de toepassing kan een databank van een andere klant niet openen.
- Wachtwoorden gehasht (scrypt/pbkdf2); Odoo-sleutels (van een bot-gebruiker of persoonlijk) en het geheim van de module versleuteld (Fernet), nooit in logs.
- Tweestapsverificatie beschikbaar en per omgeving af te dwingen; eigen beheer altijd met tweestapsverificatie.
- Rechten per rol en per bedrijf; een auditlog van wijzigingen (bij verlof zonder notitie of reden).
- Verlof: collega's zien alleen "afwezig"; de soort alleen de werknemer, zijn manager en de beheerder; de reden uit Odoo lezen wij niet.
- De bot in Odoo krijgt voor verlof de rol Time Off: Officer, waarmee hij in Odoo al het verlof van de bedrijven kan zien; de klant kent die rol zelf toe en kan ze weglaten (verlof werkt dan niet via de app).
- Versleutelde verbindingen (TLS); verzoeken tussen de module en ons ondertekend (HMAC, tijd en nonce).
- Limieten op aanmelden, registreren en de API; blokkering na herhaalde fouten.
- Dagelijkse back-ups per databank, 35 dagen bewaard, herstel getest.
- Een beveiligingsreview vóór de lancering.