Uren accorderen in Odoo voordat je factureert

Wat bedoelen we met accorderen?

"Uren accorderen in Odoo" kan in de praktijk op twee manieren worden uitgelegd:

1. De validatie van Odoo Enterprise. Iemand van projectbeheer of financiën markeert alle uren van een periode als gevalideerd. Vanaf dat moment liggen ze vast en kunnen ze worden gefactureerd.
2. Een weekstaat laten aftekenen. De medewerker meldt dat zijn week compleet is; de projectleider controleert die en geeft akkoord, of stuurt hem terug met de vraag iets te corrigeren.

In Odoo Community vind je geen van beide. Enterprise biedt de eerste vorm, TimeViking de tweede, en dat laatste werkt zowel op Community als op Enterprise.

Stel: een adviesbureau in Utrecht met een handvol consultants factureert per uur aan opdrachtgevers. De ondernemer wil aan het eind van elke week weten of alle declarabele uren op het juiste project staan, zodat de facturering op de eerste werkdag van de maand zonder correcties de deur uit kan. Daarvoor is de tweede vorm bedoeld.

De validatie in Odoo Enterprise

Validatie van urenstaten zit in de Enterprise-module timesheet_grid. Kijk je in de broncode van Community 18, 19 of 20, dan zie je dat het veld voor gevalideerde uren er niet is: zonder Enterprise zet Odoo zelf dus niets vast.

De broncode van Enterprise is niet openbaar, en de precieze werking hangt af van versie en configuratie. Daarom houden we het bij wat TimeViking doet zodra er gevalideerd is:

• Een regel die in Odoo is gevalideerd, krijgt in TimeViking een slotje. Hij staat als goedgekeurd en de app bewerkt of verwijdert hem niet meer.
• Moet zo'n regel toch worden aangepast, dan trek je eerst in Odoo de validatie in. TimeViking dwingt niets af.
• Odoo Online en Odoo.sh zijn altijd Enterprise. Staat daar de app Urenstaten aan, dan is de validatie meestal ook beschikbaar.

Naast de validatie vergrendelt Odoo uren die al op een factuur staan (sale_timesheet, onderdeel van Community). Zulke regels laat TimeViking ongemoeid, en de app laat zien waarom een regel vastzit.

Wekelijks accorderen in TimeViking

Zo ziet de werkwijze er in TimeViking uit:

• Een medewerker vult zijn uren van de week aan en drukt op Indienen. Daarna kan hij de regels van die week zelf niet meer wijzigen.
• De projectleider krijgt per medewerker en per week een overzicht: het aantal ingediende uren, het deel dat declarabel is en de verdeling over projecten.
• Klopt het, dan keurt hij goed. Zo niet, dan stuurt hij de week terug en kan de medewerker corrigeren.
• Een week die al is goedgekeurd, kan later opnieuw worden opengezet.

Let op: elke urenregel staat direct in Odoo, ook vóór het indienen. Zo kloppen je projectoverzichten in Odoo altijd. Accorderen in TimeViking is een controlestap met een slot in de app; in Odoo wordt daarmee niets gevalideerd.

Welke werkwijze past bij jouw organisatie?

Met alleen Community

Dan is het accorderen in TimeViking je volledige controle. Houd er rekening mee dat gebruikers met voldoende rechten in Odoo uren daar nog kunnen bewerken, want Odoo zelf vergrendelt niets. Geef die rechten daarom aan zo min mogelijk mensen, bijvoorbeeld alleen aan je financiële administratie.

Met Enterprise erbij

Dan kun je de twee combineren. De projectleider, die weet wat er op het project is gebeurd, controleert eerst in de app; de validatie in Odoo is de laatste stap voor de facturering. Uren die in Odoo zijn gevalideerd, zitten ook in de app vast.

Een getekende urenverantwoording

Willen opdrachtgevers een ondertekende urenverantwoording zien? TimeViking maakt per medewerker per maand een PDF met vakken voor handtekeningen, in de huisstijl van je bedrijf. Werk je nog in een spreadsheet, gebruik dan eerst ons gratis maandtemplate.

Uitproberen

Wekelijks accorderen is standaard onderdeel van TimeViking, en voor teams tot 3 gebruikers is de app gratis. Bekijk de prijzen, lees hoe de koppeling met Odoo in elkaar zit, of start gratis.