Gewerkte uren factureren met Odoo, van boeking tot factuur

Zo factureert Odoo gewerkte uren

Een urenboeking is in Odoo een analytische regel op een project, vaak met een taak erbij. De facturering loopt niet via die boeking zelf, maar via een verkooporder. De keten ziet er zo uit:

1. een dienst met als factureringsbeleid "Op basis van urenstaten";
2. een bevestigde verkooporder met die dienst;
3. een project of taak dat aan de orderregel gekoppeld is;
4. urenboekingen op dat project of die taak, die vanzelf de verkooporderregel krijgen;
5. een factuur voor de geleverde uren die nog openstaan.

Dit alles zit in de module sale_timesheet. Odoo installeert die automatisch zodra je Verkoop en Urenstaten naast elkaar gebruikt. De module valt onder Community; we hebben het gecontroleerd in de broncode van versie 18, 19 en 20.

Een voorbeeld: een IT-adviesbureau rolt een systeem uit bij een logistieke opdrachtgever en declareert op uurbasis. De offerte wordt een order, de taken staan in één project, en iedere vrijdag ziet de projectmanager op de order hoeveel uur er inmiddels geleverd is.

Inrichten in vijf stappen

1. Leg een dienst aan die per uur factureert

   Ga naar Verkoop en maak een product van het type Dienst. Kies als factureringsbeleid Op basis van urenstaten (Based on Timesheets) en zet bij Aanmaken bij order een taak of project. Vul het uurtarief in.

2. Bevestig de verkooporder

   Stuur de opdrachtgever een offerte met deze dienst en het verwachte aantal uren en bevestig die. Odoo maakt dan zelf het project of de taak en hangt die aan de orderregel.

3. Medewerkers schrijven hun uren op die taak

   Iedere urenboeking op het project of de taak krijgt automatisch de verkooporderregel mee. In de kolom Geleverd van de order loopt het totaal op.

4. Controleer de boekingen

   Filter in Urenstaten op project en periode en kijk of er bij elke boeking een verkooporderregel staat. Boekingen zonder orderregel worden niet gefactureerd.

5. Maak de factuur aan

   Klik op de verkooporder op Factuur maken. Odoo neemt alle geleverde uren die nog niet gefactureerd zijn. Is de factuur geboekt, dan liggen die boekingen vast.

Uurtarief per taak, per project of per medewerker

Bij een declarabel project bepaal je in Odoo hoe de uren geprijsd worden (veld Prijzen, Engels Pricing):

Optie	Geschikt als
Taaktarief (Task rate)	iedere taak een eigen orderregel heeft, bijvoorbeeld omdat je uiteenlopende diensten aan verschillende opdrachtgevers levert.
Projecttarief	er één uurprijs geldt voor het hele project, ongeacht wie het werk doet.
Werknemerstarief	hetzelfde werk per persoon een ander tarief heeft, zoals bij een junior en een senior consultant. Per medewerker koppel je een orderregel.

Daarnaast geeft Odoo elke boeking een factureringssoort: op urenstaten, tegen vaste prijs, op mijlpalen, handmatig of niet declarabel. Groepeer je de rapportages van Urenstaten daarop, dan zie je welk deel van de uren echt omzet oplevert.

Veelgemaakte fouten

Op het forum van Odoo duiken telkens dezelfde vragen op, en de oorzaak is meestal gelijk: een boeking zonder verkooporderregel.

• Handmatig aangemaakt project. Zonder orderregel komen de uren nooit op een factuur. Koppel het project of de taak alsnog aan een verkooporderregel.
• Later gewijzigd factureringsbeleid. Odoo past dat niet toe op boekingen die er al staan.
• Geboekt op de verkeerde taak. Een interne taak of een taak zonder orderregel telt niet mee.
• Order nog niet bevestigd. Pas na bevestiging maakt Odoo het project en de koppeling aan.

Handig: zet in de lijst van Urenstaten de kolom Verkooporderregel aan. Elk leeg vakje is een uur dat je niet factureert.

Gefactureerde uren liggen vast

Staat een boeking op een geboekte factuur, dan kun je hem in Odoo niet meer verwijderen ("You cannot remove a timesheet that has already been invoiced"), ook niet als beheerder. Wil je toch iets corrigeren, annuleer dan de factuur of maak een creditfactuur. In Odoo 18 en 19 heet het factuurveld timesheet_invoice_id, in versie 20 reinvoice_move_id; de werking is gelijk.

De rol van TimeViking

Facturen maak je niet in TimeViking, maar in Odoo. Wat TimeViking wel doet: zorgen dat de uren op tijd en op de goede plek in Odoo staan.

• Direct op de goede taak. Medewerkers kiezen een project en taak uit Odoo, ook op hun telefoon. Odoo koppelt de boeking vervolgens aan de verkooporderregel van de taak, precies zoals bij een boeking in Odoo zelf.
• Eerst accorderen, dan factureren. De projectmanager ziet per medewerker de ingediende uren en het declarabele deel, en stuurt een week terug als er iets niet klopt. Lees meer over uren accorderen in Odoo.
• Declarabele uren en hun waarde per project, opdrachtgever of medewerker, te exporteren naar Excel en CSV.
• Gefactureerde boekingen blijven onaangeroerd. Staat een boeking op een factuur, dan wijzigt of verwijdert de app hem niet en legt uit waarom.

Hoe de koppeling werkt, staat op de pagina koppeling met Odoo; de kosten vind je bij de prijzen.