Uren schrijven op je telefoon, direct in Odoo

Waarom direct op je telefoon?

Wie op vrijdagmiddag de hele week moet terughalen, mist altijd iets: dat telefoontje van twintig minuten, de reistijd naar de opdrachtgever, een kort overleg op de gang. Noteer je het direct, dan kloppen je urenstaten beter, schrijf je meer declarabele uren en hoeft niemand achteraf facturen te corrigeren.

Stel: een IT-dienstverlener in Eindhoven heeft consultants die per dag bij twee of drie klanten werken. Als iedere consultant na een afspraak zijn tijd intikt, ziet de ondernemer aan het eind van de week precies welke uren bij welk project horen, zonder dat hij iedereen hoeft na te bellen.

Achter je bureau werk je met de weekagenda of het weekoverzicht. Onderweg heb je genoeg aan één invoerveld en één knop.

De mobiele app in vier schermen

Onderin de app tik je naar een van vier schermen:

• Vandaag: de timer, wat je vandaag al hebt geschreven en het invoerveld. Met snelknoppen voor een kwartier, een half uur, een uur of langer maak je een regel zonder iets te typen.
• Week: je uren per dag naast je rooster uit Odoo, het weektotaal en de knop om de week in te dienen.
• Taken: de taken die in Odoo voor je klaarstaan, elk met een knop om er direct de timer op te starten.
• Meer: taal instellen, wisselen van bedrijf, de app op je startscherm zetten, de volledige versie openen en uitloggen.

Je kunt de app gebruiken in het Nederlands, Engels, Frans of Duits.

Invoeren in gewone taal

In het invoerveld typ je wat je deed, ongeveer zoals je het een collega zou vertellen:

Invoer	Resultaat
2u30 klantportaal overleg	2,5 uur op vandaag, project Klantportaal, omschrijving "overleg"
9-12:30 #support tickets	van 9:00 tot 12:30 op het project Support
gisteren 1,5 abc review	1,5 uur op gisteren, bij het project dat met ABC begint

Voordat je op Enter drukt, laat de app zien wat er wordt opgeslagen. Is iets niet eenduidig, dan kies je zelf. Typ je liever niet? Selecteer een project of taak, tik op een snelknop voor de duur en sla op.

Geen bereik? De wachtrij vangt het op

In een parkeergarage, in de trein of over de grens valt de verbinding soms weg. Daar houdt de app rekening mee:

• Wat je zonder verbinding invoert, komt in een wachtrij op je telefoon.
• Een teller laat zien hoeveel regels nog wachten.
• Ben je weer online, dan verstuurt de app ze zonder dat je iets hoeft te doen.
• Iedere regel draagt een eigen kenmerk. Breekt de verbinding af vlak nadat een regel is verzonden, dan ontstaat er bij het opnieuw versturen geen dubbele regel op de server.

Inloggen en je week ophalen lukt alleen met internet. Log daarom in zolang je verbinding hebt; daarna kun je zonder bereik doorwerken.

Installeren in vier stappen

1. Log in via de browser

   Ga in de browser van je telefoon naar TimeViking en log in met je eigen account, of via Google of Microsoft. Je hebt een account in een TimeViking-omgeving nodig: je beheerder stuurt je een uitnodiging, of je start zelf gratis.

2. Plaats de app op je startscherm

   Android: kies in de app Meer en daarna Op het beginscherm zetten, of gebruik in Chrome het menu-item Toevoegen aan startscherm. iPhone: open het deelmenu in Safari en kies Zet op beginscherm.

3. Selecteer je organisatie

   Ben je bij meerdere bedrijven actief, dan selecteer je eenmalig het juiste. Die keuze bewaart de app voor de volgende keer.

4. Voer je eerste regel in

   Tik bijvoorbeeld 2u30 klantportaal overleg in en bevestig met Enter, of zet de timer aan. De regel verschijnt direct in je dag en wordt naar Odoo gestuurd.

Hoe je uren in Odoo terechtkomen

De mobiele app gebruikt dezelfde koppeling als de rest van TimeViking. Iedere regel wordt in de urenstaten van je Odoo geschreven, bij jouw medewerker, op het goede project en de goede taak. Een eigen Odoo-account heb je daarvoor niet nodig. Per regel zie je of hij al in Odoo staat.

Meer over de techniek lees je op de pagina koppeling met Odoo; de verschillen per Odoo-versie staan op de pagina Odoo urenstaten.

Ook veilig op een gedeelde telefoon

Inloggen gaat met je gewone account, desgewenst met tweestapsverificatie, of via Google of Microsoft. Iedere klant heeft een eigen database binnen de EU. Je uren blijven niet op de telefoon staan: alleen regels die nog verzonden moeten worden, staan er tijdelijk.

Zelf aan de slag

Elk abonnement bevat de mobiele app, ook het gratis abonnement voor teams tot 3 gebruikers. Bekijk de functies en de prijzen, of start gratis en zet de app vandaag nog op je startscherm.