Odoo Timesheets van begin tot eind: een praktijkvoorbeeld in Odoo 20

Waar Odoo Timesheets voor dient

Met Odoo Timesheets leg je vast hoeveel uur iedere medewerker aan een opdracht werkt. Technisch is elk uur een analytische boeking met vijf vaste ingrediënten: medewerker, datum, duur, project en (bijna altijd) taak. Omdat die uren in dezelfde database staan als de rest van je bedrijf, gebruik je ze zonder exporteren voor projectvoortgang, kostprijsberekening en, via Verkoop, voor de facturering.

Dit is onze overkoepelende handleiding. Wil je dieper op één onderwerp ingaan, kijk dan bij uren factureren met Odoo, uren goedkeuren, handige tips of Odoo Timesheets in beeld.

Het praktijkvoorbeeld. We nemen Demo Consulting als uitgangspunt: een fictief IT-adviesbureau van vijf personen. Voor opdrachtgever Harbor Logistics implementeert het Odoo, begroot op 400 uur advies tegen 95 euro per uur exclusief 21 % btw, gefactureerd op nacalculatie. Ernaast lopen een websiteproject voor een andere klant en een wekelijks teamoverleg.

Overzicht: acht stappen

1. Zet de juiste apps aan

   Activeer de app Urenstaten (technisch: hr_timesheet); Project en Werknemers volgen automatisch. Voor facturering voeg je Verkoop en Facturatie toe, waarna Odoo zelf sale_timesheet installeert.

2. Regel de basisinstellingen

   Kies onder Configuratie > Instellingen bij Urenstaten de eenheid voor het registreren (uren of dagen) en bepaal of goedgekeurd verlof als urenregel wordt vastgelegd.

3. Koppel medewerkers aan gebruikers

   Iedereen die uren schrijft, heeft een werknemerskaart nodig die aan een gebruiker hangt. Wijs per gebruiker een rol toe en leg de kostprijs per uur vast.

4. Richt projecten en taken in

   Activeer Urenstaten op het project, en Factureerbaar als je de uren doorbelast. Een Toegewezen tijd per taak geeft je direct een voortgangspercentage.

5. Laat medewerkers uren schrijven

   Via Mijn urenstaten als lijst of kalender (Community), vanuit de taak, of met weekraster en timer (alleen Enterprise).

6. Controleer de week

   Loop elke week de uren per medewerker na. Enterprise heeft hiervoor To Validate, waarna regels vastliggen; in Community maak je zelf een controleafspraak.

7. Stuur de factuur

   Verkoop een dienst Op basis van urenstaten. Na bevestiging van de order schrijft het team op het gegenereerde project, en met Factuur maken factureer je wat geleverd is.

8. Stuur bij met rapportages

   In Rapportages analyseer je de uren Per werknemer, Per project of Per taak als draaitabel of grafiek, en exporteer je naar Excel.

Stap 1: apps activeren

Ga naar Apps en zoek naar Urenstaten. Bij activeren neemt Odoo Project en Werknemers automatisch mee. Let op: sinds versie 20 staat de technische module hr_timesheet in die lijst als Task Logs, terwijl het menu gewoon Urenstaten heet.

Omdat Demo Consulting ook wil factureren, activeren we daarnaast Verkoop en Facturatie. Zodra Verkoop, Project en Urenstaten alle drie aanwezig zijn, installeert Odoo uit zichzelf de koppelmodule sale_timesheet, die uren aan verkooporders verbindt. Dit alles valt binnen Community; gebruik je Odoo Online, dan selecteer je dezelfde apps in je abonnement.

Stap 2: instellingen kiezen

Open Configuratie > Instellingen en scrol naar het blok Urenstaten. De belangrijkste beslissing is de eenheid (in de Engelse interface Encoding Method): registreer je in Uren / Minuten of in Dagen / Halve dagen? Voor een bureau met uurtarieven ligt de eerste optie voor de hand.

De overige opties verschillen per editie:

• Verlof (Community): goedgekeurde vrije dagen en feestdagen komen vanzelf als uren op een intern project.
• Timerafronding en herinneringen aan medewerkers en goedkeurders: alleen Enterprise. Community toont ze met een upgrade-melding.
• Factuurbeleid (Enterprise): factureer alle geschreven uren of uitsluitend de gevalideerde.

Stap 3: medewerkers en toegangsrechten

Odoo koppelt uren aan een werknemer, niet aan een gebruikersaccount. Elke collega die uren schrijft, heeft daarom een werknemerskaart nodig die aan zijn account hangt. Die maak of koppel je in de app Werknemers.

Vervolgens bepaal je per gebruiker het toegangsniveau voor Urenstaten:

• User: own timesheets only: uitsluitend eigen uren bekijken en schrijven.
• User: all timesheets: ook uren van collega's inzien en aanpassen, handig voor projectmanagers.
• Administrator: volledige toegang, inclusief instellingen.

Leg op de werknemerskaart verder de kostprijs per uur vast. Daarmee berekent Odoo per urenregel de kosten, zodat je per project naast uren ook de interne kosten ziet. Enterprise laat je bovendien per medewerker kiezen wie zijn uren goedkeurt.

Stap 4: projecten en taken inrichten

Uren schrijven op een project lukt pas als Urenstaten daar is ingeschakeld. Factureer je de uren door, schakel dan ook Factureerbaar in. In ons voorbeeld hoeven we het klantproject niet zelf aan te maken: dat doet Odoo bij het bevestigen van de verkooporder (stap 7). Alleen het interne project voor overleg en scholing maken we handmatig.

Vul per taak een Toegewezen tijd in. Odoo laat dan de Bestede tijd, de resterende uren en een voortgangsbalk zien. Op het tabblad Urenstaten van de taak staat elke boeking: medewerker, datum, omschrijving en duur.

Een vuistregel: per opdracht één project, met een beperkt aantal taken per fase. Te veel taken leidt ertoe dat medewerkers op de verkeerde plek boeken.

Stap 5: uren schrijven

Er zijn meerdere invoerschermen; welke beschikbaar zijn, bepaalt je editie.

Lijstweergave van Mijn urenstaten (Community). Een bewerkbare tabel met datum, project, taak, omschrijving en duur. Groepeer Alle urenstaten op project en je ziet direct subtotalen en de gekoppelde verkooporderregel.

Kalenderweergave (Community, sinds Odoo 19). Mijn urenstaten heeft een maandkalender: je ziet de boekingen per dag, en je voegt een regel toe door een of meer dagen te selecteren. Wat wel en niet kan, staat in de kalenderweergave van Odoo-urenregistratie.

Vanuit de taak (Community). Boek direct op het tabblad Urenstaten van een taak; prettig als je toch al in Project werkt.

Weekraster en timer (Enterprise). Het raster zet project en taak in de rijen en de dagen in de kolommen. Typ een aantal uren in een cel en Odoo legt de boeking vast of past hem aan. De timer start en stopt de tijd op een taak en rondt af volgens de instelling uit stap 2.

Sneltoetsen, filters en groeperingen bespreken we in handige tips voor Odoo Timesheets.

Stap 6: controleren en valideren

Enterprise heeft het menu To Validate, met per medewerker en per week de uren van je team en een knop Validate. Na validatie kan de medewerker de regels niet meer wijzigen, en via het factuurbeleid uit stap 2 beperk je de facturering desgewenst tot gevalideerde uren.

Community kent geen validatie: een regel blijft aanpasbaar totdat hij gefactureerd is. In de praktijk spreken teams een vast controlemoment per week af, met een opgeslagen filter op de vorige week en een duidelijke verantwoordelijke. De mogelijkheden naast elkaar vind je in uren goedkeuren in Odoo.

Stap 7: facturering van uren

Op dit punt worden losse uren een sluitend proces. Zo werkt het bij Demo Consulting:

1. Het dienstproduct Consulting (hours) krijgt als facturatiebeleid Op basis van urenstaten en maakt bij een order een taak in een nieuw project aan. Tarief: 95 euro per uur, 21 % btw.
2. Er wordt een verkooporder van 400 uur voor Harbor Logistics bevestigd; Odoo genereert het project.
3. Medewerkers boeken op de taken van dat project, en iedere boeking krijgt automatisch de verkooporderregel mee.
4. De kolom Geleverd op de order telt alles op. Via Factuur maken belanden de geleverde, nog niet gefactureerde uren op de factuur.

Is de factuur eenmaal geboekt, dan blokkeert Odoo het wijzigen en verwijderen van die uren. Veelgemaakte fouten, zoals uren zonder verkooporderregel of een achteraf aangepast facturatiebeleid, behandelen we in uren factureren met Odoo.

Stap 8: rapportages

In het menu Rapportages staan de overzichten Per werknemer, Per project en Per taak. In de draaitabel klik je op een rij om in te zoomen, zet je medewerkers in de kolommen en download je het resultaat als Excel-bestand. Dankzij de kostprijs uit stap 3 zie je ook wat de uren kosten, en met Verkoop erbij welk deel factureerbaar is.

Daarnaast geeft het project zelf een rentabiliteitsoverzicht: gefactureerde en nog te factureren uren afgezet tegen de kosten.

Uren schrijven op je telefoon

Odoo draait in de browser en laat zich als app op je beginscherm zetten. Op je telefoon zie je dezelfde schermen, alleen smaller. Bruikbaar, maar met veel invoervelden en kleine knoppen niet ideaal om na een klantbezoek snel twee uur te registreren. Hoe teams dat aanpakken, lees je in de timesheet-app op je mobiel.

Vijf praktische adviezen

• Houd het per opdracht bij één project, met taken per fase, zodat medewerkers snel de juiste regel vinden.
• Maak een omschrijving verplicht. Een factuurregel met heldere toelichting levert minder vragen van de klant op.
• Controleer wekelijks in plaats van maandelijks; dan weet iedereen nog wat er gebeurd is.
• Sla een favoriet filter op voor "vorige week, mijn team".
• Check de verkooporderregel voordat je factureert: zonder die regel komt een uur niet op de factuur.

Meer ideeën vind je in handige tips voor Odoo Timesheets.

Community of Enterprise: wat heb je nodig?

Gecontroleerd in de broncode van Odoo 20 Community (hr_timesheet, sale_timesheet, project_timesheet_holidays):

Onderdeel	Community	Enterprise
Uren op project en taak, via lijst en kalender	ja	ja
Toegewezen tijd en voortgang per taak	ja	ja
Facturering van uren via de verkooporder	ja	ja
Verlof automatisch als uren	ja	ja
Rapportages (draaitabel, grafiek, Excel)	ja	ja
Weekraster en timer	nee	ja
Uren valideren en vergrendelen	nee	ja
Herinneringen per e-mail bij ontbrekende uren	nee	ja

Voor registreren en factureren volstaat Community dus. Het verschil zit in het invoergemak en de controle. Uitgebreider in Odoo Community en timesheets.

De rol van TimeViking

TimeViking komt niet in de plaats van Odoo Timesheets. Odoo blijft de centrale bron voor projecten, taken, orders, facturen en rapportages, en alles wat je hierboven hebt ingericht blijft werken.

TimeViking richt zich op het schrijven van uren, ook op Community: een weekkalender en weekraster, snel typen, een mobiele app en wekelijkse goedkeuring in de app zelf. Via één bot-gebruiker zet TimeViking de uren op het juiste project en de juiste taak in Odoo, zodat Odoo ze aan de verkooporder kan koppelen. Wat TimeViking niet doet: facturen opmaken (dat blijft in Odoo) of de Enterprise-validatie vervangen (gevalideerde regels blijven wel onaangeroerd).

Benieuwd hoe het naast je eigen Odoo werkt? Probeer TimeViking 30 dagen gratis of bekijk eerst hoe de koppeling met Odoo in elkaar zit.

Odoo is een merk van Odoo S.A. TimeViking is een product van Software Services BV en is niet verbonden aan Odoo S.A. De afbeeldingen tonen Odoo 20.0 Enterprise (Engelstalige interface) in de openbare demo van Odoo S.A., met fictieve gegevens.