Tijdschrijven met Odoo Community: de mogelijkheden en de grenzen

In het kort

Met Odoo Community leg je uren vast op projecten en taken, rapporteer je erover en factureer je ze. Waar Community tekortschiet, is het gemak: een weekraster en een timer om snel uren te schrijven, en validatie om ze te accorderen. Die zitten in Enterprise.

Stel: een ingenieursbureau in Eindhoven met twaalf medewerkers, op een zelf gehoste Community-installatie. De uren staan uiteindelijk in Odoo, maar op vrijdagmiddag is iedereen ze nog aan het reconstrueren, en niemand controleert ze voor de facturering. Een overstap naar Enterprise is dan niet de enige oplossing.

TimeViking voegt een weekkalender, weekraster, snel invoeren, een timer, een mobiele app en accorderen per week toe, en zet de uren rechtstreeks in de urenstaten van je Community-Odoo.

Dit kan Odoo Community wel

We controleerden de modules en manifesten in de broncode van Odoo Community 18, 19 en 20. In alle drie de versies zit, zonder Enterprise:

• Urenstaten (hr_timesheet): tijd op een project en taak, met omschrijving en medewerker, in te voeren in een lijst of vanuit een taak.
• Toegangsrechten: eigen uren zien, alle uren zien, of beheerder van de urenstaten zijn.
• Rapportages als lijst, kanban, draaitabel of grafiek, te groeperen per project, taak, medewerker of periode.
• Een maandkalender met je geschreven uren, vanaf versie 19 (niet in 18).
• Geplande uren per taak, zodat je de voortgang ziet.
• Verlof (hr_holidays) en werkroosters met feestdagen (resource); met project_timesheet_holidays maakt Odoo bij goedgekeurd verlof zelf urenregels aan.
• Facturering van uren via verkooporders (sale_timesheet); gefactureerde uren liggen daarna vast.

Een degelijk fundament dus. Wat in de praktijk de meeste tijd kost, is het dagelijks schrijven van uren door medewerkers.

Dit ontbreekt in Community

De broncode van Enterprise is niet openbaar, dus hoe die modules daar precies werken, hebben we niet kunnen controleren. De tabel laat zien wat Community mist; voor Enterprise zelf verwijzen we naar de documentatie van Odoo.

Goed om te weten: Odoo Online en Odoo.sh zijn altijd Enterprise. Community installeer je op je eigen server of laat je hosten door een partij naar keuze.

Zo vult TimeViking het aan

TimeViking is een losse app voor je medewerkers die aan je Odoo gekoppeld is. Odoo blijft leidend: projecten, taken en medewerkers haalt de app daar op, en uren synchroniseren automatisch heen en terug.

Sneller uren schrijven

• Een weekkalender waarin je taken naar een tijdstip sleept, elk project in een eigen kleur.
• Een weekraster met een regel per taak en een kolom per dag; met Tab spring je door.
• Snel invoeren: typ gisteren 9-12 #support tickets en je hebt direct een urenregel.
• Een timer, ook op je telefoon, en de vorige week in één keer kopiëren.
• Een mobiele app die ook zonder internet werkt; meer daarover in de gids over de urenregistratie-app op je telefoon.

Accorderen zonder Enterprise

Medewerkers leveren hun week in; een projectleider geeft akkoord of stuurt hem terug. Geaccordeerde uren liggen in de app vast. Dat staat los van Odoo en werkt dus ook met Community. Hoe dit samengaat met de validatie in Enterprise, staat in uren goedkeuren in Odoo.

Wat er in Odoo terechtkomt

De uren belanden in de normale urenstaten van Odoo, bij de juiste medewerker, het juiste project en de juiste taak. Een Odoo-account per medewerker is niet nodig: de app schrijft via één technische verbinding, op naam van de bijbehorende medewerker. Verlof vraag je aan in de app en je leidinggevende keurt het goed in Odoo, zoals altijd.

Zo koppel je Odoo Community

Draai je Odoo zelf, dan zijn er drie routes; beide staan beschreven op de pagina koppeling met Odoo:

1. Onze gratis module uit de Odoo Apps Store, waarmee je geen API-sleutels hoeft te beheren of te verlengen.
2. Een bot-gebruiker: één technische gebruiker met een API-sleutel voor het hele team, met alleen Community-rechten: Project-gebruiker en Urenstaten met toegang tot alle uren.
3. Een eigen API-sleutel per medewerker: iedereen koppelt zijn eigen sleutel en schrijft alleen zijn eigen uren.

Ondersteund zijn Odoo 18, 19 en 20. De verschillen per versie lees je op Odoo urenstaten.

Wat betaal je?

Met maximaal 3 gebruikers gebruik je TimeViking kosteloos, zonder einddatum. Werk je met meer mensen, dan is het € 5 per maand voor het hele team tot 20 gebruikers, dus geen prijs per gebruiker. Alles op een rij op de prijspagina. Je kunt gratis starten en je Community-Odoo vandaag nog koppelen.