Urenregistratie Excel-template (gratis) per maand, ook als printbare PDF

Wat krijg je in de download?

Werk je als ondernemer of mkb'er voor opdrachtgevers die per uur betalen, dan vragen die vaak om een urenverantwoording die ze kunnen controleren en aftekenen. Het Excel-bestand zet daarvoor de hele maand op één tabblad:

• bovenaan ruimte voor je naam, de opdrachtgever, de maand en het jaar;
• voor elke kalenderdag een regel, met datum en weekdag die het bestand zelf bepaalt (februari, april of juli: het aantal dagen klopt altijd), zaterdag en zondag grijs gekleurd;
• velden voor project, werkzaamheden, starttijd, eindtijd en pauze;
• per dag de gewerkte uren, afgeleid uit die tijden, ook als je na middernacht doorwerkt;
• het maandtotaal en het aantal werkdagen met uren;
• een blok uren per project, dat per projectnaam subtotalen maakt;
• twee vakken voor een handtekening: van jou en van je opdrachtgever of leidinggevende;
• een apart tabblad met instructies.

Liever op papier? De PDF bevat hetzelfde formulier, leeg, om te printen en met de pen in te vullen: één A4 met alle dagen, een totaalregel en de handtekeningvakken.

In vijf stappen een ingevulde maand

1. Sla het sjabloon op

   Download bovenaan de pagina het Excel-bestand. Je opent het net zo makkelijk in LibreOffice of Google Sheets.

2. Zet je gegevens bovenaan

   Vul je eigen naam in, de opdrachtgever, het maandnummer (1 tot 12) en het jaartal. Bij openen staan de lopende maand en het lopende jaar er al; verander je die, dan schuiven datums en weekdagen mee en kleuren zaterdag en zondag grijs.

3. Registreer elke werkdag

   Op elke regel zet je het project, wat je deed, hoe laat je begon en stopte, en hoeveel minuten pauze je nam. De urenkolom vult zichzelf: 8:30 tot 17:00 met een halfuur pauze geeft 8,00. Houd je geen tijden bij? Dan zet je het aantal uren direct in die kolom.

4. Kijk de optellingen na

   Helemaal onderaan zie je de uren van de hele maand en op hoeveel dagen je gewerkt hebt. Zet in het blok Uren per project je projectnamen, dan krijg je per project een subtotaal.

5. Print en laat ondertekenen

   De afdrukinstellingen staan op precies één A4. Print het blad of exporteer naar PDF, en laat het ondertekenen door jezelf en door je opdrachtgever of leidinggevende.

Hoe het sjabloon rekent

Voor het invullen hoef je dit niet te weten, maar wie nieuwsgierig is:

Wat	Formule (Engelstalige Excel)
Datum van dag 1 tot 31	=IF(1<=DAY(EOMONTH(DATE(jaar,maand,1),0)),DATE(jaar,maand,1),"")
Uren van een dag	=ROUND((einde-begin+(einde<begin))*24-pauze/60,2)
Totaal van de maand	=SUM(H7:H37)
Gewerkte dagen	=COUNTIF(H7:H37,">0")
Uren per project	=SUMIF(C7:C37,project,H7:H37)

Loopt je dienst door na middernacht, dan zorgt (einde<begin) dat er een dag bij opgeteld wordt. Gebruik je Excel in het Nederlands, dan zie je DATUM, SOM, AANTAL.ALS en SOM.ALS, met puntkomma's als scheidingsteken. Excel zet dat zelf om.

Wanneer je groeit uit Excel

Voor een zzp'er of een klein team met een handvol opdrachtgevers werkt een spreadsheet uitstekend. Stel: een ingenieursbureau in Utrecht met acht medewerkers. Iedereen levert maandelijks een bestand in en iemand op kantoor zet alles bij elkaar voor de facturering. Dat begint te wringen als:

• je elke maand achter losse bestanden aan moet en ze daarna handmatig optelt;
• dezelfde uren ook in Odoo moeten staan en iemand ze daar opnieuw intikt;
• je halverwege de maand al wilt zien hoeveel declarabele uren er op een project staan;
• een projectleider de uren eerst moet controleren voordat de opdrachtgever ze ziet.

Zo voer je dezelfde uren in op drie plekken: de spreadsheet, Odoo en de factuur.

Klaar voor meer? Zo helpt TimeViking

Draait je bedrijf op Odoo, dan neemt TimeViking het werk van dit sjabloon over, maar zonder overtypen:

• medewerkers schrijven hun uren in een weekkalender of weekraster, via snel invoeren, met een timer of met de mobiele app onderweg of bij de klant;
• alles komt vanzelf in de urenstaten van Odoo terecht, bij de juiste medewerker en het juiste project;
• de maandrapportage per medewerker als PDF stelt de app zelf samen, in je huisstijl en met handtekeningvakken;
• overzichten per opdrachtgever, project of medewerker zet je om naar Excel of CSV;
• en een projectleider accordeert de weken voordat er gefactureerd wordt.

Tot 3 gebruikers betaal je niets. Daarboven kost het € 5 per maand voor het hele team, tot 20 gebruikers. Bekijk de prijzen of start gratis.